Klokkenluidersregelingen naar een hoger plan tillen

Muel Kaptein

Onderzoek in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid toont aan dat de effectiviteit van klokkenluidersregelingen beperkt is. Om daarin verandering te brengen is een nieuwe fase nodig.
Het onderzoek constateert dat het merendeel van de werknemers een misstand niet meldt omdat ze het melden als een risicovolle zaak blijven beoordelen. Minister De Geus van Sociale Zaken beraadt zich daarom op dit moment over ‘concrete mogelijkheden tot verbetering’ . Hij sluit daarbij het opstellen van nieuwe wetgeving niet uit. Maar ongeacht nadere regelgeving vanuit Den Haag kunnen bedrijven zelf aanvullende maatregelen treffen.
Klokkenluiders waren nodig om de meeste boekhoudfraudes van het begin van deze eeuw aan het licht te brengen. Klokkenluiders blijven ook nu nodig: ongeveer een kwart van de geconstateerde fraudes binnen bedrijven wordt aangedragen door interne klokkenluiders.
Omdat daders en betrokkenen van misstanden vaak niet zijn gebaat bij openbaarmaking en omdat ze tegenmaatregelen in de richting van de melders niet schuwen, is het belangrijk dat klokkenluiders worden beschermd. Tal van initiatieven hebben de afgelopen jaren bedrijven aangespoord tot het ontwikkelen van een klokkenluidersregeling.
De Amerikaanse Sarbanes-Oxley wet stelt op dat punt een regeling verplicht. De code-Tabaksblat roept beursgenoteerde bedrijven op om ook dergelijke regelingen op te stellen. En de Stichting van de Arbeid ontwikkelde een voorbeeldregeling.
Veel bedrijven hebben aan die oproepen gehoor gegeven. Zo beschikken alle bedrijven, genoteerd aan de Amsterdamse AEX-beurs, inmiddels over een regeling.
Volgens het onderzoek dat vanuit het ministerie van Sociale Zaken is opgezet, garandeert een regeling nog geen effectief gebruik ervan. Bedrijven hoeven echter niet te wachten op aanvullende maatregelen door de overheid. Het is wenselijk om zelf een nieuwe fase in te luiden. Na het opzetten van de regeling, moet nu de nadruk gelegd worden op een effectieve werking ervan. Een nadere uitwerking moet langs drie sporen lopen.

Allereerst is er het spoor van communicatie, bewustwording en een open cultuur. Een klokkenluidersregeling kan pas effectief zijn als ze goed wordt gecommuniceerd naar alle medewerkers. Tot nu toe is binnen veel bedrijven de communicatie van de regeling beperkt gebleven tot plaatsing op de website.
Het is aan het management om de regeling directer te communiceren naar de medewerkers. De inhoud ervan moet grondig besproken worden. Het is vooral de taak van het management om binnen de organisatie een cultuur te creëren waarin medewerkers ook — en vooral als eerste — elkaar kunnen en willen aanspreken op misstanden. En als dat niet werkt moeten de leidinggevenden dat doen. Zolang de helft van de beroepsbevolking zegt dat de sociale controle op de werkvloer onvoldoende is, verdient dit spoor prioriteit.
Het tweede spoor heeft betrekking op de eigen metingen naar de effectiviteit van de regeling. Interne en externe accountants dienen volgens de Sarbanes-Oxley regeling en de code-Tabaksblat, maar ook volgens de aangescherpte beroepsregels in ISA 240, te bepalen of bedrijven voldoende maatregelen treffen om misstanden zoals fraude te voorkomen, te detecteren en op te lossen. Het management moet hierin voorop gaan.
Maar hoe meet je de effectiviteit? Hoe minder meldingen des te beter of juist hoe meer des te beter? Het laatste wijst tenminste op bekendheid met en vertrouwen in de regeling bij de medewerkers van de onderneming. Dergelijke informatie krijgt pas betekenis als er onder medewerkers gepeild wordt naar hun ervaringen met de regeling. Ook moet daarbij gevraagd worden naar de openheid van de organisatiecultuur om misstanden te melden.
Implementatie en meting leiden wellicht tot bijstelling van de regeling, het derde spoor waarlangs de effectiviteit verhoogd kan worden. Mogelijk dat aanvullende technische voorzieningen de vertrouwelijkheid — of zelfs de anonimiteit waarover Sarbanes-Oxley spreekt — van de melding beter garanderen.

Wellicht ook dat de regeling moet worden uitgebreid naar externe partijen die een misstand willen melden. Misschien moet de regeling worden vereenvoudigd. Er zijn nog te veel klokkenluidersregelingen waar voor ieder type melding een ander loket is met telkens andere procedures. Bij dit soort regelingen haken veel potentiële melders af.
Een aanpak langs deze drie sporen kan aantonen dat bedrijven niet alleen aan zelfregulering doen, maar ook aan zelfhandhaving als zij een bedrijfscultuur willen stimuleren waarin de misstanden bespreekbaar worden. Het zou interne en externe partijen — waaronder ook minister de Geus van Sociale Zaken — eens te meer overtuigen van het feit dat het bedrijfsleven de handschoen wel degelijk opneemt en zorgt voor een integere organisatie.
Muel Kaptein is hoogleraar Bedrijfskunde aan de RSM Erasmus University en director bij KPMG Integrity & Investigation Services.